프로젝트 검수

□ 프로젝트 검수

○ 검수 프로세스

검수 프로세스

검수 프로세스는 수주사와 발주사 사이에 공문을 주고 받으면서 진행된다. 수주사 측에서 먼저 완료보고서와 최종 산출물이 포함된 준공완료 공문을 통해 검수 요청을 한다. 일반적으로 검수 요청 문서를 접수한 후 2주 내에 검수를 완료해야 하기 때문에 공문을 보내기 전 충분한 사전 교감을 발주사와 가져야 한다.

발주사 측에서는 준공완료 공문을 접수하고 가장 먼저 최종 산출물을 검수한다. 실무적으로는 준공완료 공문을 보내기 전에 비공식적으로 최종 산출물을 발주사에게 먼저 보내고 사전 검토를 받은 후 공문을 발송한다. 산출물 검수가 완료됐다면 검수조서를 작성하게 되는데 여기에는 업무 담당자와 전산 담당자가 검수를 완료했고 이에 대한 책임을 진다는 서명이 담겨있다. 모든 과정이 완료됐다면 마지막으로 모든 문서를 모아 내부 결재를 올리고 잔금을 지급하면 프로젝트는 종료하게 된다.

 

○ 준공 완료 공문

준공 완료 공문

준공 완료 공문은 수주사가 고객사에게 프로젝트 완료를 공식적으로 알리는 문서이다. 정해진 양식은 특별히 없으며 어떤 프로젝트를 완료했다는 내용을 간단하게 적어주면 된다. 상단에는 회사마다 정해진 양식으로 문서에 대한 간단한 정보를 적어주고 본문에는 프로젝트에 대한 개요을 적어준다. 준공 완료 공문의 중요한 내용은 완료보고서와 프로젝트 산출물인데 문서의 첨부파일로 보내게 된다. 수주사는 내부 결재를 받아 문서를 스캔한 후 완료보고서와 프로젝트 산출물과 함께 고객사에게 이메일을 통해 공문을 전달하게 된다.

 

○ 완료 보고서

완료 보고서

완료 보고서는 고객에게 사업 개요에 대해 설명하고 어떻게 구축했는지 알려주는 문서다. 완료보고서는 일반적으로 사업 개요 부분과 사업 내용 부분으로 구성되는데 사업 개요는 사업이 왜 시작됐고 목적은 무엇인지 그리고 사업 추진에 소요되는 인력과 비용이 얼마인지 알려준다. 사업 내용은 실제로 시스템을 어떤 방법으로 개발했고 개발한 결과가 어떻게 되는지 구체적으로 설명해 준다. 완료보고서는 준공완료 공문으로 제출되지만 이해관계자를 모두 모아 놓고 설명하는 기초 자료로 활용된다.

 

○ 최종 산출물

최종산출물의 구성

프로젝트는 계획, 분석, 설계, 구현, 시험 등의 절차로 진행된다. 각 단계별로 산출물이 만들어지는데 처음 단계에서 만들어진 산출물은 다음 단계가 진행되면서 계속 수정된다. 따라서 계획, 분석, 설계 등 초기 단계의 산출물이 완성되는 시점도 프로젝트 마무리 단계이다. 일반적으로 분석/설계 문서는 개발 과정에서 수정이 되지만 지속적인 현행화를 시키지는 않고 프로젝트 완료 후 마무리 단계에서 현행화를 다시 하게 된다.

시스템 구축과정에서 생성되는 문서가 대부분이지만 일부 문서는 프로젝트 개발이 완료된 후에 작성된다. 사용자 메뉴얼과 운영자 메뉴얼이 그것인데 사용자 메뉴얼은 통합 테스트 과정에서 테스터를 위한 안내서로 활용되며, 시스템 오픈 전에 고객에서 사용법을 알려주기 위한 교육 교재로 활용된다. 운영자 매뉴얼은 고객사의 시스템 운영자에 아주 중요한 문서이다. 운영자 매뉴얼에는 프로그램이 어떤 구조로 되어있고 프로그램을 어떻게 설치하며 장애가 발생하면 어떻게 조치해야 하는지 아주 상세하게 기록되어 있다. 시스템 운영자는 최종산출물 검수 과정에서 운영자 매뉴얼의 내용을 그대로 따라 하면서 정상적으로 작성됐는지 반드시 확인해 봐야 한다.

○ 산출물 검수

산출물 검수 방법

보통 시스템이라고 하면 프로그램만 생각하는 경우가 많지만 패키지 소프트웨어 품질 표준을 정의하는 ISO 12119을 참조해보면 소프트웨어는 동작하는 프로그램뿐 아니라 사용자설명서와 제품설명서를 통틀어 소프트웨어라고 정의하고 있다. 따라서 시스템의 개발 완성도를 검사할 때 프로그램이 잘 개발됐는지 그리고 최종산출물의 품질이 어떤지를 동시에 살펴봐야 한다.

하지만 중소규모 프로젝트에서는 검수에 투입되는 고객사 인력이 1~2명이라는 현실을 감안하면 짧은 기간 안에 모든 문서를 자세히 살펴보기에는 무리가 있다. 따라서 산출물을 검수할 때는 자동화 도구와 효율적인 검수 기법을 활용해야 한다.

최종 산출물에는 운영에 꼭 필요하지 않는 문서들이 많이 들어 있다. 예를 들어 테스트계획서, 단위시험결과서, 주간보고, 월간보고, 착수보고 등의 문서는 특별한 일이 생기면 참고만 할 뿐 운영업무에 직접 필요하지는 않다. 따라서 이러한 문서들은 중요한 논의 사항들이 들어가 있는지 그리고 문서가 누락되지 않고 모두 들어있는지 정도 확인한다. 하지만 운영자 메뉴얼, 프로그램목록, 프로그램 사양서, ERD, 테이블명세서 같은 경우는 운영에 필수적이기 때문에 세부적으로 검토해야 한다.

일부 문서는 자동화 프로그램을 통해 확인이 가능하다. ERD의 경우 데이터베이스 클라이언트에서 자동으로 생성하는 기능을 제공하기 때문에 쉽게 확인이 가능하다. 테이블정의서와 코드 정의서 같은 경우도 조그만 신경을 쓴다면 검수의 많은 부분을 자동화 할 수 있다. 

검사 확인 내역서

시스템과 산출물에 대한 검수가 모두 완료되었다면 이제는 검수를 위한 문서를 작성할 차례다. 가장 먼저 작성하는 것이 검사 확인 내역서이다. 검사 확인 내역서는 업무 담당자와 전산 담당자가 요구사항에 대해 모두 확인했다는 서명을 하는 문서이다. 프로젝트를 진행하면서 시스템을 구축하는 책임은 전산 담당자에게 있지만, 구축된 시스템이 업무를 수행하는데 도움이 되는지는 업무 담당자가 검사해야 한다. 따라서 프로젝트에 참여한 두 명의 담당자가 서로 책임을 진다는 의미에서 서명을 하게 된다.

검사 확인 내역서는 제안요청서에 들어있는 상세 요구사항을 기초로 만들어 진다. 여기에 프로젝트 과정에서 도출된 중요하고 새로운 요구사항이 있다면 추가할 수 있다. 

검수 조서

검사 확인 내역서가 실무자 관점에서 시스템을 검수한 것이라면 검수 조서는 팀장 입장에서 시스템을 검수하는 것이다. 관리자 시각에서 검수하는 것이므로 세부적인 요구사항 보다는 전체 시스템 개요를 적는 것이 일반적이다. 검수 조서는 프로젝트 검수를 증명하는 최종 서류이기 때문에 시스템 구축에 참여한 담당자 모두의 사인이 들어가게 된다. 이제 감사 확인 내역서와 검수 조서를 첨부해서 내부 결재 문서를 만들면 프로젝트와 관련된 모든 과정이 마무리 된다.