제안요청서 만들기

□ 제안요청서 만들기

○ 프로젝트 발주와 제안요청서

제안요청서는 프로젝트 기획서에 대한 경영진의 결재가 끝난 다음 실제로 프로젝트를 수행할 업체를 선정하기 위해 작성하는 문서이다. 이 문서에는 시스템 구축을 위한 업무 범위와 업체를 선정하는 방법에 대해 구체적으로 나와 있다. 이 단계에서도 RFI를 통해 보다 자세한 정보를 수집해 요구사항과 구축범위, 일정을 구체화한다. 프로젝트 기획서를 작성하는 시점과 제안요청서를 작성하는 시점이 일치하지 않기 때문에 다시 한번 견적서와 개발에 대한 의견을 받는 것이 좋다.

프로젝트 발주 프로세스는 제안요청서의 작성 전과 후로 나뉜다. 제안요청서 작성 전에는 프로젝트에 대한 내부적인 검토와 관련 절차를 마무리해야 한다. 그리고 이 모든 과정에서 나온 이해 관계자들의 요구사항을 정제해서 제안요청서에 담아야 한다. 제안요청서 작성 후에는 이 문서를 기반으로 제안사들과의 줄다리기가 시작된다. 제안설명회, 제안평가, 계약의 전 과정에서 제안요청서는 핵심 자료로 활용된다.

프로젝트 발주 절차

제안요청서는 프로젝트를 발주하는 사람이 구축할 시스템이 언제부터 언제까지 얼마의 비용으로 무슨 기능을 할지에 대해 구체적으로 작성한 공식문서로써 프로젝트를 수주하는 업체가 제안서를 작성하는데 기초가 되는 문서이다. 따라서 제안요청서를 작성하는 것은 발주자 입장에서 프로젝트를 성공적으로 완료하는데 첫 단추를 꿰는 과정이므로 최선을 다해 제안요청서를 작성해야 한다.

 

○ 제안요청서의 구성

프로젝트 기획서가 경영진을 통과 했다면 이제 프로젝트 발주를 위한 제안요청서를 만들 차례다. 제안요청서는 계약서와 같은 효력을 가지는 공식 문서이기 때문에 기획서보다 신중하게 작성해야 한다. 

제안요청서 참고 나라장터

정부와 공공기관에서 발주하는 프로젝트는 대부분 나라장터에 제안요청서를 공개하고 있기 때문에 제안요청서는 나라장터(http://www.g2b.go.kr)에서 쉽게 구할 수 있다. 정부에서 사용하는 제안요청서의 양식은 비슷하지만, 많은 문서들이 참고할 가치가 있는 훌륭한 내용을 담고 있다. 좋은 샘플을 다운로드 받아 제안요청서를 작성하면 초보자가 쉽게 범할 수 있는 실수를 많이 줄일 수 있다.

제안요청서 구성

제안요청서는 발주 기관에 따라 약간의 차이가 있지만 크게 6가지 영역으로 구성된다. 첫 째는 사업 개요이다. 프로젝트 기획서에서 사용했던 추진배경, 필요성, 사업 범위를 좀 더 구체화 시켜서 다시 활용할 수 있다. 기대 효과를 포함하는 것은 담당자의 선택에 달려 있다.

두 번째는 현행 업무 분석인데, 이 부분 또한 프로젝트 기획서에 나와 있는 내용을 활용할 수 있다. 다만 회사 내부적인 보안사항이나 영업비밀 등이 포함되지 않도록 주의해야 한다.

세 번째 사업추진 방안 또한 프로젝트 기획서에 나와있는 내용을 구체화 시켜서 사용하면 된다. 프로젝트 기획서를 만드는 시점보다 제안요청서를 만드는 시점에 늦기 때문에 사용할 수 있는 기술과 일정, 비용 등이 다를 수 있다. 가급적이면 제안요청서 작성 시점에 전문 업체에게 최종 견적서를 다시 받아보는 것이 좋다.

프로젝트 관련된 회사 유형

네 번째 제안 요청 내용 부분이다. 제안요청서에서 가중 중요한 부분으로써 얼마나 제안 요청 내용을 구체적으로 잘 만드는 가에 따라 프로젝트 성공이 좌우될 수 있다. 사전에 업무 부서와 충분한 협의를 거쳐 요구사항을 구체화 시키는 것이 중요하다. 프로젝트 기획서 작성 시점과 제안요청서 작성 시점에 담당 부서와 요구 분석을 위한 업무 협의를 몇 차례에 거쳐야만 구체적인 요구사항을 얻어 낼 수 있다. 구체적인 요구사항을 제안요청서에 담는 것은 발주사와 수주사 모두에게 득이 되는 일이다. 발주사는 프로젝트의 성공 가능성을 높일 수 있고, 수주사는 원가 산정을 정확하게 할 수 있어 영업 이익 극대화가 가능하다.

다섯 번째는 제안 안내사항이다. 제안 요청서에는 프로젝트에 업체가 어떻게 입찰해야 하는지, 낙찰자를 어떻게 결정하는지 그리고 제안 평가할 때 평가 위원은 몇 명 들어오고, 제안 발표는 누가 할 것이면 가격 평가 점수와 기술평가 점수의 비중이 어떻게 되는지 구체적으로 나와 있어야 한다.

마지막으로 제안서 작성 안내 부분이 있는데 여기에는 제안서가 어떤 효력을 가지는지, 제안요청서와 제안서의 내용이 서로 상충되는 경우 어디에 있는 내용에 우선순위를 두는지에 대한 안내가 나와 있어야 한다. 그리고 제안서에 들어가야 하는 목차와 제안서를 어떻게 작성해야 하는가에 대한 구체적인 가이드 라인을 제시한다.

 

○ 제안요청서 작성 방법

제안요청서 작성방법

제안요청서는 프로젝트 기획서에 있는 내용을 구체화시키는 방식으로 작성한다. 만일 프로젝트 기획서에 없는 새로운 내용을 추가하거나 프로젝트 기획에서 제시한 중요한 내용을 생략한다면 나중에 회사 내부에서 문제가 될 소지가 있기 때문에 제안요청서는 프로젝트 기획서와 아주 밀접한 연관성을 가지고 작성되어야 한다. 제안요청서를 작성하는 시점에서 중요한 변경 사항이 발생하면 경영진에 보고하는 과정을 반드시 거쳐야 하며, 이를 문서로 남겨야 한다.

문서를 작성하는 과정에서 전문업체와 가능한 많이 사전 협의를 하는 것이 좋다. 시스템을 구축하는 당사자는 프로젝트를 수주한 전문업체이기 때문에 발주 담당자가 생각하는 기능이 구현가능한지 그리고 그것이 예산과 일정 범위에 있는지 전문업체를 통해서 확인 받아야 한다.

제안요청서에는 회사의 개인정보, 회사의 영업 비밀과 같이 공개하지 말아야 하는 정보를 제외하고 가능한 많은 정보를 공개하는 것이 좋다. 발주사와 프로젝트 제안사가 알고 있는 정보의 양과 종류가 다르기 때문에 정보 공개를 통해 제안사가 발주 담당자가 머릿속에 그리고 있는 시스템의 실체에 접근할 수 있도록 하는 것이 좋다.

요구사항은 가능한 명확한 용어를 사용하고 상세하게 작성하는 것이 좋다. 누가 무엇을 어떻게 하는지를 정확하게 써줘야 한다. 제안서 작성하는 사람은 상세 요구사항을 기반으로 시스템 개념설계를 하고 구체적인 실행 방안을 만들기 때문에 상세 요구사항에 나와있는 용어들이 모호하거나 너무 간단하게 되어 있다면 방법, 일정, 비용을 정확하게 산정할 수 없다.

제안요청서에는 법률적 요구사항을 명시해야 한다. 특기 공공기관의 경우 개인정보보호법, 소프트웨어진흥법, 기획재정부 계약 예규, 정보통신진흥법 등 법률 요건을 검토하고 이와 관련한 위법사항이 없는지를 면밀하게 살펴봐야 한다. 가장 좋은 방법은 사내에서 문제없이 진행되었던 프로젝트 제안요청서와 나라장터에 등록된 최근 제안요청서를 참고해서 작성하는 것이다.

○ 스마트 영업지원시스템 제안요청서

스마트 영업지원시스템 상세 요구사항 – 기능요구사항

스마트 영업지원시스템 상세 요구사항 – 보안요구사항